如何管好項目預算和成本控制
2018-09-10 北京赛车直播微彩app 閱讀

北京赛车直播微彩app www.zsynos.com.cn        無論是在國內還是國外,項目管理的學科、技術和應用的普及與發展已經進入了一個飛速發展的時代,信息技術的發展又將IT項目管理推向了全新的應用高度。但隨著IT項目服務范圍、用戶數的增加,導致企業IT項目管理成本快速增長,企業信息化成本居高不下,項目超出預算的情況時有發生。IT項目的成本管理可能是項目管理進程中最為復雜、繁瑣的事。但是,為了讓企業的IT投入物有所值,為了確保項目的成功,有效的成本管理是十分必要的。

一、IT項目成本管理主要過程

IT項目成本管理包括確保在批準的預算范圍內完成項目所需的各個過程?!芭嫉腦に恪焙汀跋钅俊筆竅钅砍殺竟芾淼牧礁齬丶視?。項目經理必須明確項目范圍、交付時間和成本估算,努力減少和控制成本滿足項目需求。項目的成本管理主要過程如下圖所示:

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二、資源計劃

資源計劃是要確定完成項目需要什么資源、資源的數量以及什么時候使用這些資源。資源計劃是成本估計、成本預算和成本控制的前提,組織和項目的特征將影響資源計劃;制定資源計劃真正實用的工具是專家判斷和替代方案。

1、專家判斷 

擁有類似項目經驗和專長的人員在完成項目資源計劃時是非常重要的,他們和項目的執行組織一起有助于決定什么資源是必須的。

2、可替代方案

 詳細的集體討論和評估與資源有關的替代方案是非常重要的,不同的替代方案可做出不同的成本估算(由于多數項目都涉及到很多人力資源,不同公司的人力成本差別很大)。

三、IT項目成本管理的內容

一般而言,IT項目的成本管理通常由以下三個主要步驟構成:

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1、識別項目成本動因

成本動因是揭示成本費用開銷的業務驅動因素,依據成本動因來進行成本分類,可以幫助我們較快地透過財務數據發現業務環節中隱含的問題。盡管成本動因隨項目所處的業務環境、項目類型不同而變化,但一般說來,IT項目成本可以分為以下四類:

1)人力資源成本:與項目人員相關的成本開銷,包括:項目成員工薪和紅利、外包合同人員和臨時雇員薪金、加班工資等。

2)資產類成本:資產購置成本,指產生或形成項目交付物所用到的有形資產,包括:計算機硬件、軟件、外部設備、網絡設施、電信設備、安裝工具等。

3)管理費用:用于項目環境維護,確保項目完工所支出的成本,包括:辦公室供應、房屋(租金,設備)、支持服務等。

4)項目特別費用:在項目實施以及完工過程中的成本支出,包括:差旅費、餐費、會議費、印刷及復印等費用。

2、項目成本估算和預算

1)成本估算影響因素

項目預算將項目的預期投入成本予以量化,這一預算必須建立在對項目可能發生的成本和費用合理、實際的估算基礎上。項目成本估算既要富于科學理性,也要借助邏輯判斷和經驗常識的積累。

事實上,已有類似項目的成本數據對現有項目的參考價值最大。在項目成本估算時,我們還應考慮下列一些重要因素:項目中涉及的特定成本因素依賴于項目的需求;過去類似項目的成本支出情況;項目參與者的意見和反饋。

2)成本估算方法

成本估算時,應盡可能多搜集相關信息、經驗和意見,下列估算方法和計算公式可以在進行成本估算時參考:

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再精確的項目成本估算也只是估算,依據這些估算而制定的項目預算不可能一成不變。項目會經常有所調整,項目外部環境的變化也會影響項目成本費用的支出。為了應付這種不確定性,項目經理在準備項目預算時通?;崢悸恰盎蛩亍?,這一“機動因素”通常以項目預計成本的5%-10%來計提,以應對不可預料情況的發生。

3)成本預算

成本預算定義:成本預算是將項目成本估算分配給單個工作任務,制定一個成本基準計劃以衡量項目績效。

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成本預算中應該包括項目中所有期望完成的工作的成本?;夠嵊幸恍┪幢皇侗鸕鈉淥疃殘枰尤氳秸飧鱸に闃?。預算中還應該包括一部分儲備金,以應對計劃外的、不可預見的、可能發生的風險。因為盡管我們花了很大的力氣制定計劃,但仍有意外發生,最好保留一部分機動資金,寧可不用也不要在需要的時候沒有。 

成本預算是將成本估算分配給單項工作任務,因此,制定項目進度和成本估算過程必須在成本預算過程之前完成。成本預算過程向各個項目活動分配成本估算,用來在以后的過程中衡量項目的變更情況,因此成本預算是衡量成本的基線。 

4)不可預計費用

根據企業內部實施的不同項目情況,不可預計費用可以預算也可以不用預算。有這樣一種觀點:不可預計對項目來說不是件好事,它會使項目成本支出難以控制??悸塹蕉圓豢稍ぜ品延媒性に閿欣燦斜?,比較穩妥的做法是:項目組可以編列不可預料費用預算,但它不在正式審批的預算范圍內,只有在允許的特定情形下,項目組方可使用。

綜上所述,我們看到IT項目的成本管理絕不僅僅是處理一堆數據,它貫穿于項目的始終,目的在于幫助項目經理更好地發現項目存在的問題,經驗告訴我們,有效地成本管理往往意味著項目成功了一半。

四、信息部項目成本管理存在問題和建議

1、信息部項目成本管理存在問題

(1)成本意識要加強 

為了提高產品可靠性,我們在產品選擇時總愿意選擇知名度、銷量、品質最好的產品,因為產品已選定導致成本無法再降;有的認為成本管理是項目領導和計劃財務的事;在項目負責人實施項目時只要不超年度預算即可,對成本管理口頭講的多,實際落實少,節約意識不夠強。

(2)成本控制考核和個人考核聯系不夠緊密 

目前單位還沒有建立一套科學的定量成本控制考核體系,只做了簡單的技術降成本考核,對個人KPI考核也沒有真正和成本控制考核結合來,考核兌現還考慮了其它很多因素。 

(3)成本估算和成本控制由不同人完成 

在信息系統總部,成本估算一般都有部門領導依照歷史經驗用類比估算法對項目做成本估算,在項目實際執行時由項目負責人按實際情況做成本預算和成本控制,信息來源不同,加上個人理解不一樣,導致每年項目實際執行情況和預算相比差異很大。 

(4)成本控制流程不夠靈活 

信息項目在實際執行時項目成本控制流程不夠靈活,項目預算拆分,項目之間預算調整流程長,需要審批領導多,導致某些項目負責人本來可以削減的投資因為閑麻煩就直接發單導致預算浪費。

2、項目成本管理建議  

Visual Project是一款領先的企業級項目管理軟件,以項目為中心建立組織級項目管理機制,通過成熟的組織級項目管理方法,充分發揮項目團隊的靈活性、主動性,使項目管理和軟件生產活動標準化、流程化,使軟件項目預算和成本控制得到有效管理。

1)構建一體化項目管控體系

充分整合、利用企業資源,包括管理制度、組織資源、預算資金、人力資源、物理及環境資源等,優化資源配置,加強資源協同,提升資源綜合利用效率,通過組織保障,促進項目有序推動。

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2360度信息掌控

管理駕駛艙、分析報表、項目情況一目了然,快速掌握全局信息,及時做出評價和正確決策。

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3)更精細的預算,

l  管理項目完整的財務信息

ü  “人力、物料、機器設備、費用四種成本類別”

ü  支持多級科目

ü  支持多種財務周期(財年、財季、財月)

l  實現“年度預算-項目預算-項目進度-項目成本-人員報工-商務合同”的聯動管理

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